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南航明珠大酒店X道一云 | 酒店業是如何推行無紙化審批?

欄目:行業動態 日期:2020-10-15 瀏覽量:101

摘要:

南航明珠大酒店利用道一云七巧,搭建了超過70+個表單、40+種分支流程、20+種固定流程,涵蓋發人力資源部、行政部、安保部、客房部、采購部等7個部門的業務審批流程。

“南航航空服務部負責管理南航屬下13家明珠酒店,其中廣州南航明珠大酒店的內部管理中,紙質審批變得十分不便。2019年在信息化工作調研時,不少員工向我反饋,因明珠酒店各項審批采用紙質,需要各樓層找領導簽字,遇到領導忙的時候經常需要在領導門口等待,領導不在的時候,只能等領導回來后再簽,審批周期比較長;其二,審批單上只注明領導審批,很多新員工對審核層級不清晰。我們意識到,為簡化審批流,必須搭建線上化(審批)才能夠更高效和易于管理。”

—— 廣州南航明珠大酒店 信息技術負責人 施工

關于南航明珠大酒店

南航明珠大酒店秉承著“深耕、銳意、創新”的精神理念,13家酒店遍布首都北京、上海、廣州、烏魯木齊、大連、珠海等國內著名城市。在未來的計劃中,南方航空的航線到達之地,就有南航酒店,為商務會議、城市度假、探親訪友的廣大賓客提供無與倫比的入住體驗。

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業務需求

從2019年開始,廣州南航明珠大酒店(以下簡稱:南航明珠大酒店)就開始使用道一云辦公作為核心的流程平臺,施工作為信息技術部的負責人,需要為行政、財務、安保、采購、車輛管理、客房、工會等部門提供相應的業務流程解決方案。對于南航明珠大酒店來說,他們的核心需求主要圍繞以下三個方面:

● 從公司層面,各個部門實現無紙化辦公,全面使用企業微信 ● 從業務層面,建立公司內部與供應商的溝通渠道,提升內外部協同效率 ● 從員工層面,實現流程透明化,可視化,提升審批效率

道一云七巧(表單)解決方案

01 搭建一套線上審批體系 酒店各個部門常需要用章申請、物資申請、績效考核、人事考核等行政審批。在過去,行政審批采用紙質的方式進行流轉,申請人走訪領導蓋章/簽名完成審批。同時,員工也會有“下一個節點的審批人是哪位領導?”的困惑。 施工意識到,搭建一套移動化的數字化的審批流程體系迫在眉睫。利用道一云七巧(表單)搭建了行政類、人力資源類、績效考核類、行政類、財務類、安保類、采購類等16類審批表單,全面覆蓋了酒店各個部門的審批工作。 員工通過手機端/PC端即可發起審批。值得一提的是,施工采用了固定流程/分支流程,在每個節點設定了特定的審批人,輕松地解決了員工的“下一個節點的審批人是哪位領導?”的困難。 02 打通員工-采購部-供應商的信息渠道 施工表示公司目前最常使用到的是采購申請。 現在,各部門員工只要在手機上發起采購申請,即可觸達到領導處,遇到領導未能及時處理審批,還可設置超時提醒 借助表單的“流水號”功能,可以實現對采購單編號,管理者可自定義流水號規則。 使用線上采購單后,采購數據清晰可見。同時,利用“公開查詢”功能,連接供應商。供應商通過采購部提供的提取碼進行給企業配送物料。 03 外部單打通企業內外部的信息化渠道 為了更好了解客戶需求,施工利用外部單打通了與外部的信息渠道。 通過搭建【服務質量投訴表】外部單,收集客戶的需求或建議,提高客戶的滿意度。投訴的環節主要有四個環節:客戶投訴、質量委員會判定(有效投訴)、業務部門整改、質量委員會復核。在這里,施工利用“分支流程”的節點選擇設置功能,實現了流程智能化流轉。 值得一提的是,施工自定義提交頁面,傳遞了企業形象與愿景。

效果與價值

南航明珠大酒店利用道一云七巧,搭建了超過70+個表單、40+種分支流程、20+種固定流程,涵蓋發人力資源部、行政部、安保部、客房部、采購部等7個部門的業務審批流程。解決日常工作中需要多人協同或跨部門協作的問題,秉承“讓數據多跑路,員工少跑腿”的宗旨,進一步提升工作效率。 如果您也想實現高效的線上化審批,或有其他數字化辦公需求,請點擊下方按鈕,我們將盡快安排專業實施顧問遠程為您演示產品,梳理業務難題并提供專屬的解決方案。
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